Redaktion emivo GmbH

25.08.2017

Dienstwagen als Motivationsfaktor

Car Policy

© Minerva Studio - Fotolia.com

Autos kommunizieren Werte und Emotionen – auch Dienstwagen. Marken, Modelle, Motorisierung und Ausstattung erzählen immer etwas über den Halter und den Fahrer, auch wenn dies nicht beabsichtigt ist. Speziell Dienstwagen wirken als Visitenkarte für das Unternehmen, sie sind Statussymbol und Anreiz für die Mitarbeiter. Daher kann aus Arbeitgebersicht das „Wünsch-dir-was-Prinzip“ nicht zielführend sein. Gestalten Sie die Nutzung aktiv.

Was leistet eine Dienstwagen-Richtlinie?

Die Dienstwagen-Richtlinie (neudeutsch „Car Policy“) wird manchmal auch Fuhrpark-Richtlinie oder -Ordnung genannt. Sie ist die betriebliche Rahmenregelung für die individuelle Nutzung. Sie legt fest, wer unter welchen Bedingungen welches Fahrzeug zur Verfügung gestellt bekommt. Indem sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle schafft, trägt sie auch zum Betriebsfrieden bei. Mit einer Dienstwagen-Richtlinie können Sie als Unternehmen Kostenvorteile bei Kauf und Leasing nutzen und Werte kommunizieren (z.B. Energieeffizienz, CO2-Einsparung, Markenbewusstsein). Im konkreten Nutzungsüberlassungsvertrag mit dem Mitarbeiter X für das Fahrzeug Y müssen dann nur noch die erforderlichen Details ergänzt werden.

Die wichtigsten Inhalte

  • Typen- und Ausstattungsregeln: Hier geht es um die verfügbaren Marken, Modelle, Motorisierung und Ausstattung je nach Personalkategorie. Praktisch ist eine Liste als Anlage der Richtlinie, die einfach angepasst werden kann. Weiterhin sind die Bedingungen für den Fahrzeugwechsel zu regeln.
  • Wahloptionen/Extras: Um den individuellen Vorlieben der Mitarbeiter entgegenzukommen, können Sie gewisse Wahloptionen eröffnen, z.B. hinsichtlich Farbe (üblich sind Silber, Grau, Schwarz, Blau), Getriebe oder weiterer Ausstattungsmerkmale. Fordern Sie gegebenenfalls einen Eigenbeitrag der Mitarbeiter dafür ein (unbedingt zeitnahen Zuzahlungsmodus regeln!).
  • Private Nutzung, Versteuerung, Kostenerstattung: Für den Mitarbeiter ist die private Nutzung in der Regel sehr attraktiv, einschließlich der Mitnutzung durch Familienmitglieder. Die Versteuerung als geldwerter Vorteil nach den gesetzlichen Bestimmungen (Ein-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch) sollte aus Transparenzgründen ausdrücklich in die Richtlinie aufgenommen werden, ebenso Einzelheiten zur Kostenerstattung.
  • Rückgabe: Wann und wie ist das Fahrzeug zurückzugeben? Hier ist an Fälle wie Kündigung, Freistellung, Mutterschutz- und Elternzeiten sowie sonstige längere Abwesenheitszeiten zu denken.

Hinweise zu versicherungs-, haftungs- und arbeitsrechtlichen Pflichten runden die Dienstwagen-Richtlinie ab. Denken Sie an das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates. Achten Sie auf regelmäßige Aktualisierung, z.B. hinsichtlich neuer Modelle, Kauf- und Leasingkonditionen. Die Fuhrparkexperten Ihres Autohauses können Sie beraten und mit Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung entwickeln.

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